Mira tu agenda. ¿Cuántas reuniones tienes, o has tenido, esta semana?
Tómate 1 minuto y piensa cómo te sientes respecto a ellas.
¿Han sido productivas y eficientes? O, por el contrario, ¿Sientes que te hacen perder el tiempo y retrasan tu trabajo? ¿Crees que algunas de las reuniones a las que asistes son innecesarias? ¿Te cuesta recuperar el ritmo de trabajo después de una reunión?
Las reuniones siempre han formado y formarán parte de la actividad laboral.
Contribuyen al establecimiento y planificación de objetivos y acciones, a la generación de ideas, al mantenimiento del equipo activo, informado y unido, etc.
Pero también cuestan tiempo y dinero.
Y, además, en algunos casos a raíz de la llegada de la Covid19 y el teletrabajo, han aumentado en número, frecuencia e intensidad.
Por ello, algunas organizaciones están empezando a plantear jornadas sin reuniones, con la intención de favorecer efectos positivos tales como:
Aumento de la autonomía.
Mejora de la comunicación.
Mayor cooperación.
Mayor confianza.
Aumento de la productividad.
Menor control constante de los equipos y micro gestión.
Reducción del estrés.
Sin embargo, y puesto que las reuniones también generan impacto positivo y siguen siendo útiles y necesarias, nuestra propuesta se centra en conseguir la efectividad de estas, logrando que los participantes se sientan productivos, positivos sobre el uso de su tiempo y con la sensación de haber logrado avances.
Hoy nos gustaría compartir contigo algunas ideas que pueden facilitar el desempeño de reuniones efectivas:
- Preparación:
Define de manera clara y específica el propósito, que va a determinar el tipo de reunión (informativa, decisiva, consultiva, brainstorming, teambuilding, seguimiento, etc.) y la periodicidad necesaria (diaria, semanal, mensual).
Realiza una convocatoria con suficiente antelación, en la que incluyas:
Una agenda, donde se indique el objetivo y temas a tratar (siendo los primeros los más urgentes e importantes, y los últimos aquellos de menor relevancia, por si no da tiempo a abordarlos), horario, lugar, etc.
Documentación y material necesario
Petición de confirmación de asistencia.
Elige un espacio apto, que cuente, además, con todos los materiales y tecnologías necesarias. Y ten en cuenta las dificultades que pueden conllevar las reuniones híbridas, en las que parte de los asistentes asiste de manera presencial, y otra parte online.
Selecciona a los participantes. Involucra únicamente a aquellas personas que sean verdaderamente necesarias en la reunión.
Limita el número de reuniones por día, y bloquea ese tiempo en tu agenda (time boxing).
- Desarrollo:
Empieza y termina a tiempo la reunión. El tiempo es un activo importante, y la puntualidad demuestra respeto e interés por los demás.
Como dice el refrán, “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”. Concentra tus esfuerzos en que la reunión tenga una duración máxima de 1h o 1.30h. Cuanto más larga sea, más esfuerzo se necesitará para mantener la energía y la concentración.
Comienza la reunión haciendo los anuncios que sea necesario, y un “Check In” como forma de romper el hielo y poner en común el estado de cada participante, de una manera más personal.
Repasa la agenda de la reunión y los roles de cada uno dentro de esta. En ocasiones es positivo designar específicamente a un líder y/o moderador.
Si es necesario, comparte material de soporte, que permita tener la información a tratar al alcance.
Durante la facilitación y desarrollo de la reunión, promueve:
Escucha activa
No interrupciones
Preguntas aleatorias
Apropiación de lo que se dice
Diferenciación de hechos vs. Opiniones
Termina la reunión con un plan de acción, que incluya: próximos pasos, acuerdos y compromisos, plazos. Y un “Check Out” en el que se comparta el estado final de cada persona, impresiones y/o aprendizajes.
- Seguimiento:
Documenta y comparte los datos. Cuando termine la reunión, prepara un resumen con los aspectos más relevantes y el plan de acción decidido a lo largo de la misma, y envíalo a los asistentes.
Haz un seguimiento tras la reunión.
Y a ti, ¿Qué técnicas te funcionan para sacar mayor partido a tus reuniones?
Nos encantaría escucharte.